Responsabilul-șef de conformitate trebuie să raporteze directorilor despre programele sale de conformitate.
După introducerea legislației privind conformitatea cu cerințele companiilor, cum ar fi Sarbanes-Oxley (SOX) și Actul Dodd-Frank, funcția de ofițer de conformitate (CCO) este mult mai impozabilă. Biroul american al statisticilor muncii raportează că ofițerii responsabili de conformitate "examinează, evaluează și investighează" respectarea de către o companie a unor legi care acoperă licențele, contractele și permisele. Dar, potrivit Biroului de inspectori generali al Departamentului de Sănătate și Servicii Umane al SUA, consiliul de administrație al unei organizații este în cele din urmă responsabil pentru toată respectarea legislației. CCO raportează direct directorului executiv și ambele lucrează pentru a sprijini responsabilitățile directorilor în ceea ce privește conformitatea.
Design si implementare
CCO, în conformitate cu o descriere a postului postat pe Societatea de conformitate și etică corporativă (SCCE), proiectează, scrie și implementează un set de politici care vizează obținerea conformității legală a unei companii. Odată elaborate aceste politici, acestea vor fi actualizate, deoarece vor apărea noi legi și reglementări. O altă practică pe care o poate urmări este dezvoltarea de programe de formare pentru personalul a cărui funcție este afectată de legislația specifică; de exemplu, personalul de resurse umane sau supraveghetorii trebuie să cunoască cerințele legale de angajare și de tragere. De asemenea, CCO are nevoie de tot personalul general pentru a fi conștient de legislația care îi afectează, cum ar fi reglementările privind sănătatea și siguranța.
Monitorizarea
Monitorizarea este, de asemenea, parte a rolului CCO. Acest lucru se realizează în întreaga organizație și va trebui să fie informat cu privire la progresele înregistrate în toate departamentele. Multe companii vor lansa periodic noi campanii de marketing și publicitate. Cea mai bună practică pentru un CCO va fi să elaboreze și să implementeze o procedură de semnare, în care fiecare nouă campanie de marketing să aibă conținutul său semnat de ea pentru a se asigura că este conform cu legislația.
executare
Pentru a se asigura că sistemele de conformitate ale acesteia sunt de succes, CCO trebuie să elaboreze un sistem de executare. O modalitate de a fi informată cu privire la neaderență este un sistem de linii fierbinți în care personalul poate face CCO conștient de încălcări ale conformității. Ca parte a politicilor inițiale de conformitate, CCO va elabora un set de proceduri privind modul în care răspunde și investighează neaderența și apoi acțiunile întreprinse în cazul identificării neconformității.
Raportarea
Consiliul de administrație este în cele din urmă responsabil pentru integritatea corporației și conformitatea cu legislația. CCO trebuie să raporteze consiliului de administrație cu privire la toate aspectele legate de conformare: elaborarea și punerea în aplicare a politicilor, monitorizarea și punerea în aplicare. Unul dintre rolurile consiliului va fi acela de a decide strategia companiei. Strategiile corporatiste sunt întotdeauna de mare risc și CCO, în calitate de expert în materie de conformitate corporativă, va trebui să evalueze și să raporteze consiliului de administrație cu privire la orice riscuri de conformitate cu noile strategii.
