În general, o persoană din departamentul HR are acces la înregistrările medicale.
Personalul resurselor umane are încredere în menținerea unei cantități enorme de informații personale despre angajați. Practicile de păstrare a înregistrărilor pentru numeroasele dosare de angajare sunt impuse de legi federale, cum ar fi cele impuse de Departamentul de Muncă al SUA, divizia de salarii și ore și Comisia pentru egalitatea de locuri de muncă din SUA. Însă înregistrările care se referă la starea dvs. medicală sunt absolut private și ar trebui să fie întotdeauna menținute separat de înregistrările dvs. de angajare.
Fișiere de angajați
Fișierele de angajați conțin informații personale despre lucrători, inclusiv numerele de securitate socială, numele de contact de urgență, datele privind salariile și salariile, documentele de autorizare a muncii și înregistrările privind acțiunile disciplinare și performanța locurilor de muncă. În cele mai multe cazuri, membrii personalului de resurse umane accesează în mod obișnuit dosarele angajaților pentru activitățile departamentului. Personalul HR gestionează dosarele angajaților în conformitate cu cele mai bune practici și liniile directoare federale și de stat. De exemplu, înregistrările salariale fac obiectul cerințelor de păstrare a evidenței contabile din Actul echitabil al Muncii.
Informatii medicale
În plus față de informațiile referitoare la ocuparea forței de muncă, cum ar fi evaluările performanței și înregistrările de participare, departamentele de resurse umane mențin informații referitoare la sănătate și la medic pentru unii angajați. Angajații cu creanțe de despăgubire pentru muncitori sau angajații care au plecat de la serviciu pentru concediile medicale au informații care ar trebui să fie păstrate într-un dosar separat. Personalul HR nu poate avea dosare medicale pentru fiecare angajat, numai angajații care au motive să prezinte informații medicale pentru înregistrările angajatorului. În toate cazurile, cu toate acestea, angajatorul dvs. trebuie să păstreze informațiile medicale separate de informațiile de angajare standard.
ADA
Comisia de egalitate a forței de muncă din SUA impune Legea americanilor cu dizabilități din 1990 și amendamentele sale 2009. ADA interzice discriminarea angajaților care au un handicap sau a angajaților care sunt considerați ca având un handicap. Dacă vreodată trebuie să solicitați o cazare pentru un handicap, probabil că ați furnizat informații medicale angajatorului. Aceste înregistrări trebuie păstrate într-un fișier separat deoarece accesul liber la informații ar putea încălca dispozițiile ADA privind confidențialitatea.
HIPAA
O concepție greșită este că toți angajatorii sunt obligați să mențină fișiere medicale separate pe baza liniilor directoare stabilite în Legea privind transferul și informarea în materie de sănătate, sau HIPAA. Unii angajatori sunt, într-adevăr, obligați să mențină confidențialitatea informațiilor privind sănătatea angajaților în conformitate cu reglementările HIPAA, dar acest lucru se aplică numai angajatorilor care acoperă angajații în cadrul unui plan de asigurare de sănătate în grup și angajatorilor care sunt auto-asigurați.
FMLA
Dacă ați solicitat vreodată timp de lucru în baza Legii familiei și al concediului medical, este posibil să fiți furnizat angajatorului informații despre starea dumneavoastră medicală. Documentația necesară pentru ca angajatorii să aprobe absențele FMLA include informații de certificare de la medicul dumneavoastră, care includ diagnosticul, planul de tratament și prognoza. Toate aceste informații trebuie păstrate într-un fișier medical separat și trebuie să fie accesibile numai coordonatorului FMLA pentru biroul dvs.
Acces
Într-un departament de resurse umane complet angajat, există, de obicei, un administrator de beneficii sau specialist în beneficii care gestionează problemele angajaților legate de ADA, FMLA, acoperirea sănătății și, în multe cazuri, cererile de despăgubire a lucrătorilor. Deși majoritatea angajaților din departamentul de resurse umane au acces la dosarele dvs. de angajare, numai un angajat al resurselor umane poate avea acces la informațiile dvs. medicale. Limitarea accesului la înregistrările medicale ale angajaților vă ajută să vă asigurați intimitatea și vă asigurați că informațiile dvs. medicale cu caracter personal nu vor ajunge în mâinile personalului care nu are nevoie să știe.
