Ați putea utiliza legături codate în culori pentru a stoca lucrurile de care aveți nevoie pentru a accesa frecvent.
Indiferent dacă începeți doar cu cariera dvs. sau sunteți pe drum spre pensionare, probabil că deja știți că aglomerația de birouri se poate grabi rapid. Dacă vă petreceți o perioadă relativ scurtă de timp organizând fișierele și folderele de birou, veți putea prelua lucrurile mai rapid atunci când aveți nevoie de ele în zbor. În plus, veți avea un birou mai curat - ceea ce vă poate ajuta să rămâneți concentrat și productiv.
Sortați lucrurile în ordinea necesității. Creați o grămadă de lucruri de care aveți nevoie pentru a accesa în fiecare zi, o grămadă de lucruri de care aveți nevoie pentru a accesa ocazional și o grămadă de lucruri de care aveți nevoie pentru a vă menține, dar rareori trebuie să accesați.
Împărțiți grămeziile "în fiecare zi" și "ocazional" într-un sistem de înregistrare cu coduri de culoare, sfătuiește compania organizatoare Smead Organomics. Aceasta implică sortarea lucrurilor pe categorii și apoi atribuirea unei culori pentru fiecare categorie. De exemplu, violet ar putea fi fișierele clienților dvs., verde ar putea fi dosarele dvs. financiare, iar albastrul ar putea fi dosarele dvs. legale. Plasați fila sau eticheta colorată corespunzătoare într-un dosar sau într-un sertar de fișiere, apoi plasați documentele corespunzătoare în acele dosare sau fișiere.
Plasați fișierele "în fiecare zi" cu coduri de culoare într-un dulap de fișiere pe care îl păstrați foarte aproape de zona de lucru. În funcție de numărul de fișiere și categorii pe care le aveți, este posibil să puteți atribui un sertar pentru fiecare categorie. Pe măsură ce plasați fișierul în cabinetul de fișiere, alfabetizați fișierul, dacă este posibil. De exemplu, în sertarul dvs. pentru purpuriu, alfabetizați fișierele după numele de familie al clientului, plasând fișierele "A" în partea din față și lucrând înapoi. După ce ați sortat și plasat fișierele "în fiecare zi", faceți același lucru pentru fișierele "ocazionale", plasându-le în alt cabinet de fișiere lângă zona de lucru.
Plasați o etichetă cu coduri de culori pe exteriorul fiecărui sertar și scrieți o scurtă descriere a conținutului sertarului de pe etichetă. Pentru secțiunile "în fiecare zi" și "ocazional", păstrați cel puțin un sertar gol, astfel încât veți avea locuri pentru a pune noi documente în timp ce se apropie.
Sortați lucrurile de care aveți nevoie pentru a accesa doar foarte rar, folosind sistemul colorat. Dacă aveți mai multe dulapuri de fișiere, puteți plasa fișierele într-un al treilea dulap de fișiere - deși fișierele de fișiere sunt, de asemenea, potrivite, deoarece nu va trebui să treci prin aceste fișiere foarte des. Plasați o etichetă cu coduri de culori pe exteriorul fiecărei casete, apoi plasați casetele într-o locație de depozitare.
Desemnați câte o dată la șase luni atunci când veți sorta fiecare casetă de fișiere și veți șterge sau recicla documentele pe care nu mai aveți nevoie. În funcție de industria dvs., este posibil să vi se solicite să stocați documentele pentru o anumită perioadă de timp înainte de distrugerea sau eliminarea lor. Urmați legile care guvernează industria dvs. și utilizați aceste linii directoare pentru a configura un program de sortare și eliminare.
Obțineți și etichetați tăvile primite pentru articolele "zilnic", "ocazional" și "aleatoare", precum și o tavă "în desfășurare", pentru a sorta documentele care intră în birou. La sfârșitul fiecărei zile - sau cel puțin o dată pe săptămână - petreceți câteva minute sortarea acestor tăvi, plasând documentele în dulapul de fișiere sau în caseta în care aparține.
Elementele de care aveți nevoie
- Cabinetul de fișiere
- Dosarele fișierelor
- Dosare cu fișiere
- Etichete colorate
Sfat
- Includeți informații despre sistemul dvs. de înregistrare în manualul dvs. de angajați sau în formarea profesională nouă a angajaților, astfel încât orice persoană nouă care vine în biroul dvs. să poată contribui imediat la organizarea biroului.
