Dacă vi s-a cerut să vă ajutați să gestionați un turneu de tenis sau golf, o alergare 5K sau alt eveniment sportiv, crearea unui buget exact este esențială pentru succesul dvs. Împărțirea planificării pe segmente mai mici vă va ajuta să vă planificați cheltuielile pas cu pas. Luați în considerare toate nevoile participanților, spectatorilor, oficialilor, sponsorilor și organizatorilor, pentru a vă lovi cu ușurință o alergare acasă cu evenimentul dvs. în loc să vă loviți.
Faceți cunoștință cu organizatorii evenimentului pentru a afla toate obiectivele pentru eveniment. Întrebați dacă evenimentul are un buget stabilit sau dacă trebuie să lucrați pe baza veniturilor, cum ar fi taxele de înscriere, donații și sponsorizări. Întrebați dacă organizația are un scop de strângere de fonduri sau de profit. Unele evenimente, cum ar fi turneele de golf corporate, sunt considerate o cheltuială, mai ales dacă sunt organizate împreună cu o conferință.
Contactați municipalitatea locală pentru a afla legile care reglementează evenimentele sportive, cum ar fi cât de multă asigurare va trebui să efectuați și dacă veți avea nevoie de permise, toalete, poliție sau personal medical.
Împărțiți planificarea în secțiuni care includ bugete pentru următoarele nevoi: participanți, spectatori, voluntari, oficiali, sponsori, mass-media, instructori sau personal medical, organizatori, logistică și marketing. Scrieți o listă de lucruri de care are nevoie fiecare. De exemplu, spectatorii ar putea avea nevoie de locuri, o carte de program și băuturi răcoritoare. Marketingul necesită comunicate de presă de presă și pagini de internet, semne de eveniment și fotografii și anunțuri post-eveniment.
Scrieți o listă de nevoi non-personale în ziua evenimentului, inclusiv taxe de locație, echipament, instalare și retragere, asigurare, catering, signage și publicitate, pungi cadou, fotografie, imprimare, cămăși, mese, cabine, sistem, premii, premii, energie electrică, securitate, parcare, corturi și publicitate.
Proiectați prezența dvs. și nevoile personalului. Creați o foaie de calcul care enumeră toate nevoile dvs. de oameni și de logistică. Completați cheltuielile anticipate pentru fiecare. Comparați-vă cheltuielile cu veniturile sau bugetul anticipat pe care le-ați oferit de organizatorii evenimentului. Căutați cheltuieli pe care le puteți reduce dacă primul dvs. proiect de buget nu corespunde obiectivelor dvs. financiare.
Căutați cheltuieli pentru care puteți face schimburi de sponsorizări, bunuri sau servicii. De exemplu, ați putea să faceți schimb de sponsorizări pentru vehicule de curtoazie, un sistem de adresare publică, cămăși, produse alimentare și băuturi și imprimare. Căutați donații în natură pe care le puteți utiliza pentru acoperirea costurilor. Un furnizor de alimente ar putea comercializa alimente pentru voluntarii dvs. în schimbul oportunității de a vinde spectatorilor. O imprimantă poate tranzacționa imprimarea timp de patru ori de golf.
Reconfigurați-vă bugetul după ce ați examinat primul dvs. proiect. Decideți dacă trebuie să eliminați orice ofertă sau să ridicați prețul taxelor de înscriere și sponsorizărilor.
