Transformarea supraîncărcării informației într-o comunicare eficientă este o provocare.
În lumea de astăzi rapidă, este ușor să suferiți de supraîncărcarea informațiilor - dar prea multe informații sunt doar una din mai multe probleme de comunicare pe care le puteți întâlni la locul de muncă. Informațiile prea puține, informațiile inexacte sau ambigue și tehnicile de comunicare necorespunzătoare pot provoca erori, frustrare și chiar conflicte. Gândirea a ceea ce poate merge prost vă poate ajuta să evitați problemele și să acordați atenție maximă locului de muncă, de unde îi aparține.
Metoda sau publicul greșit
Utilizarea de e-mailuri atunci când ar trebui să utilizați memorii formale și invers poate modifica semnificația unui mesaj. Chiar și atunci când se utilizează metoda de comunicare corectă, este posibil ca acesta să conțină conținut greșit pentru receptorul dorit. Executivii au nevoie de mesaje rapide, scurte și concise, limitate la punctele-cheie. Angajații care au nevoie de ajutor au nevoie de detalii specifice domeniilor lor de expertiză. Organizațiile eficiente stabilesc practici de comunicare care se potrivesc metodei de livrare cu conținutul mesajului și nivelul de importanță.
Prea mult sau prea puțin
Mesajele cu prea mult conținut pot fi ignorate sau interpretate greșit. Mesajele care conțin prea puțin conținut împiedică finalizarea lucrului. Informațiile fragmentate și lipsă pot crea conflicte la locul de muncă atunci când angajații avansează pe baza ipotezelor sau nu își pot îndeplini îndatoririle. Atunci când informațiile nu sunt furnizate, aceasta poate, de asemenea, să îndrepte atenția de la locul de muncă, în timp ce angajații încearcă să descifreze motivul pentru care sunt păstrați neinformați.
Inexacte sau neclare
Fapte sau cifre incorecte pot duce la erori critice de afaceri. Comunicările neclare sau ambigue pot fi deschise interpretării, determinând destinatarii să acționeze pe ipoteze. Durata anumitor mesaje poate fi o cauză a ambiguității, indiferent dacă este lăsată pe e-mail sau în formă scrisă. Alte cauze includ folosirea cuvintelor de slang care pierd înțeles în organizațiile multiculturale, acronimele care nu sunt recunoscute cu ușurință în cadrul organizației și scurtarea textului.
Fără feedback sau urmărire
Lipsa de comunicare este, de asemenea, o problemă. Managerii care nu furnizează feedback pot deraia motivația angajaților. Angajații ar trebui să fie informați atât atunci când se descurcă bine, cât și atunci când nu, pentru a încuraja învățarea și dezvoltarea. Chiar și atunci când se produce comunicarea, lipsa de urmărire poate anula eficiența acesteia. Trimiterea unui e-mail nu înseamnă că un mesaj a fost comunicat. Destinatarul ar putea fi atât de inundat cu e-mailuri, încât a ignorat pur și simplu mesajul.
Distribuitori sau destinatari multi-tasking
Ședințele sunt concepute pentru a promova comunicarea, însă natura mobilă a tehnologiei de comunicații fără fir poate diminua intenția unei întâlniri. Angajații ar putea sta într-o sală de conferințe care participă la o întâlnire și se conectează la o altă întâlnire folosind laptopurile lor. Distragiile și multitasking-ul se produc, de asemenea, la niveluri mai mici, cum ar fi atunci când vorbim cu un coleg în timp ce ea se concentrează pe computerul său. Stabilirea regulilor de bază în timpul reuniunilor poate ajuta și implicarea participanților distrați în discuții îi va încuraja să rămână în alertă. Urmărind detaliile scrise ale acordurilor, deciziile luate și acțiunile alocate sunt esențiale.
