Ce este W-9?
Dacă sunteți un antreprenor independent sau un agent independent, probabil că sunteți familiarizat cu formularul W9 pe care trebuie să-l completați pentru clienții dvs. înainte de a vă oferi serviciile. Care este scopul unui W9? Este cererea de identificare a numărului de contribuabili și de certificare, iar orice afacere care plătește un antreprenor independent mai mult de $ 600 anual trebuie să raporteze aceste plăți către IRS. În acest scop, utilizează un formular 1099-MISC, dar trebuie să aibă informațiile despre beneficiar pe un W-9 pentru a completa formularul 1099-MISC. Cele mai multe companii nu vor da o plată unui antreprenor independent dacă nu dețin un dosar W-9. 1099-MISC este, de asemenea, depusă pentru cei care au primit premii sau premii de bani sau de proprietate.
W9 Informații generale
Când sunteți un contractor independent sau un agent independent, clienții dvs. nu rețin Medicare, securitate socială și impozitul pe venit atunci când vă dau un cec. Asta nu înseamnă că nu vă datorați aceste taxe, iar când vine vorba de Securitatea Socială, trebuie să plătiți întreaga sumă, mai degrabă decât jumătate sau 6.2 procent din câștigurile plătite de un angajator. Desigur, IRS trebuie să știe cât de mult ați făcut pentru a vă asigura că vă îndepliniți obligațiile fiscale și că aceștia primesc aceste informații din formularul 1099-MISC. Clientul trimite dvs. W-9, nu IRS. Dacă credeți că sunteți mai degrabă un angajat decât un antreprenor independent, nu trebuie să completați un W-9, dar este imperativ să vă îndreptați statutul de angajare în compania cu care lucrați. Angajații completează formularul W-4, care include indemnizația de reținere pentru salariile dvs. Formularul W-2 este utilizat pentru a raporta salariul sau salariile către IRS. IRS consideră o persoană salariată dacă societatea are dreptul de a controla ceea ce muncitorul are și cum își face treaba și dacă primește anumite prestații, cum ar fi asigurarea medicală, vacanța plătită, planul de pensionare și altele asemenea. Un antreprenor independent este independent și oferă servicii altor întreprinderi sau clienților. Acești contractanți sunt supuși impozitului pe cont propriu.
Pe lângă clienții care raportează veniturile plătite, W9 este folosit și pentru raportarea tranzacțiilor imobiliare, anularea datoriilor, contribuțiile la IRA, dobânda ipotecară și "achiziționarea sau abandonarea proprietății garantate", conform IRS. Obțineți formularul W-9 sunând la IRS la 1-800-Tax-FORM sau descărcându-l de pe site-ul IRS.
Cum se completează un W9
Completarea W9-ului este destul de simplă, iar IRS oferă instrucțiuni. Secțiunea inițială a formularului W9 se referă la informațiile dvs. personale. În linia de sus, trebuie să completați numele dvs. așa cum apare în formularul federal de impozit pe venit. Dacă numele dvs. de companie este diferit de numele dvs. legal, trebuie să îl includeți pe al doilea rând. Cea de-a treia secțiune vă solicită să verificați caseta corespunzătoare pentru clasificarea fiscală federală și trebuie să alegeți una dintre următoarele opțiuni: Persoană individuală / persoană fizică sau Societate cu participare unică; C Corporation; S Corporation; parteneriat; Încredere sau societate cu răspundere limitată.
Trebuie să introduceți clasificarea fiscală, dar asigurați-vă că ați bifat caseta corespunzătoare din linia de mai sus pentru clasificarea fiscală a unui singur proprietar. Nu verificați LLC dacă "LLC este clasificată ca LLC cu un singur membru care nu este luată în considerare de proprietar decât dacă proprietarul LLC este o altă LLC care nu este neglijată de proprietar în scopuri fiscale federale din SUA", potrivit IRS. Pentru un LLC cu un singur membru, ignorat de proprietar, bifați caseta din dreapta pentru clasificarea fiscală a proprietarului.
Linia 4 se referă la scutiri pentru conturile din afara Statelor Unite, însă codurile nu se aplică persoanelor fizice, ci doar anumitor tipuri de proprietari. Dacă este cazul, introduceți codul beneficiarului scutite sau scutirea de la Legea privind respectarea impozitului pe contul străin. Introduceți adresa dvs. pe liniile 5 și 6. Lângă linia de adresă este o casetă pentru numele solicitantului, dar este opțională. Linia 7 solicită numărul contului dvs., dar este, de asemenea, opțional.
Partea 1 a W9 se referă la numărul de identificare fiscală sau numărul de identificare. Puteți introduce numărul dvs. de securitate socială sau numărul de identificare a angajatorului (EIN), dar fie trebuie să se potrivească cu numele din prima linie a formularului W9, fie să se efectueze reținerea de rezervă. Impozitul cu reținere la sursă este perceput pentru veniturile din investiții la o rată de impozitare prestabilită, deoarece venitul este retras de către investitor. Începând cu 2018, rata de retinere a copiilor de rezervă este de 24%. Plățile care fac obiectul reținerii de rezervă pot include dobânzi, inclusiv dobânzi scutite de taxe; dividende; drepturi de autor; chirii; salariul ne-angajat; plățile efectuate în cazul "decontării cardului de plată și a tranzacțiilor de rețea ale terților", precum și a anumitor plăți efectuate de operatorii de nave de pescuit. Cu toate acestea, tranzacțiile imobiliare nu sunt supuse unei astfel de rețineri. Pentru TIN, majoritatea persoanelor fizice vor folosi numărul lor de securitate socială, dar nu și pentru străinii rezidenți, proprietari unici sau entități care nu sunt luate în considerare. Pentru alte părți, introduceți EIN.
Partea 2 a W9 este certificarea și trebuie să semnați și să notați această secțiune. Sub sancțiunea pedepsei, certificați că TIN-ul dvs. este corect sau că așteptați eliberarea unui număr. Trebuie să certificați că nu sunteți supus reținerii de rezervă și că sunteți cetățean american sau străin rezident în SUA sau un parteneriat, o companie, o corporație sau o asociație creată sau organizată în SUA sau în conformitate cu legislația Statelor Unite. De asemenea, în această certificare sunt incluse bunuri străine și trusturi interne.
Alte cerințe W9
Dacă nu furnizați TIN corecte unui solicitant, sunteți supus unei penalități de $ 50 pentru fiecare astfel de eșec, cu excepția cazului în care aveți "o cauză rezonabilă și nu o neglijență intenționată". Există, de asemenea, o penalizare civilă pentru introducerea informațiilor false privind reținerea. Oricine face o afirmație falsă care nu are o bază rezonabilă și nu are drept rezultat o reținere de rezervă este supusă unei penalități de $ 500.
Introducerea electronică W-9
Este posibil ca un solicitant să creeze un sistem de transmitere electronică pentru formularul W-9. Transmiterea faxurilor este considerată o transmitere electronică. Sistemul electronic trebuie să asigure că informațiile primite sunt identice cu informațiile trimise. Solicitantul trebuie să documenteze toate accesul utilizatorilor care rezultă în prezentări și să furnizeze o certitudine rezonabilă că persoana care depune formularul este într-adevăr persoana identificată pe W-9 sau brokerul înregistrat sau consilierul de investiții. Toate informațiile privind transmiterea electronică trebuie să fie identice cu W-9 pe hârtie, iar o copie pe suport de hârtie trebuie furnizată în cazul în care IRS o solicită. Înscrierea finală a trimiterii este semnătura electronică a persoanei numită în W-9 pentru verificarea trimiterii. Plasați semnătura electronică sub sancțiunile declarației de sperjur pe hârtia W-9.
Înlocuitor W-9
IRS permite solicitanților să-și dezvolte propria lor înlocuire W-9 atâta timp cât conținutul este "în mod substanțial" același cu cel din Formularul IR-9 al IRS. Un astfel de înlocuitor trebuie să îndeplinească cerințele de certificare. Pe un substitut W-9, certificările trebuie să precizeze în mod clar aceleași informații ca cele găsite în partea 2 a formularului W-9 al IRS, inclusiv că orice declarație greșită este sub sancțiunea sperjurului. Atunci când utilizați un înlocuitor W-9, inclusiv o linie separată de semnătură numai pentru certificări, completați cerința de a preciza în mod clar certificările. Dacă formularul înlocuitor utilizează o singură linie de semnătură pentru certificările cerute și alte informații, trebuie să evidențiați certificările. IRS vă permite să faceți acest lucru în mai multe moduri, inclusiv evidențierea, folosind tipul cu bold-tip sau box. Linia de jos este că limbajul de certificare trebuie să iasă în evidență de restul informațiilor despre înlocuitorul W-9. IRS solicită ca formularul de substituire să includă și următoarele informații deasupra liniei de semnătură și trebuie să iasă în evidență: "Serviciul Internal Revenue nu necesită consimțământul dvs. pentru orice altă prevedere a acestui document, în afară de certificările necesare pentru evitarea copierii de rezervă reținere la sursă.“
Dacă nu se aplică un cod de scutire FATCA, puteți omite acea secțiune din formularul de substituire, dar trebuie să lăsați beneficiarul să știe că FATCA nu se aplică. Ceea ce nu puteți face cu un formular de înlocuire este să solicitați semnatarului să accepte dispoziții care nu au nimic de-a face cu certificările cerute. De asemenea, nu puteți implica faptul că semnatarul este supus reținerii de rezervă, cu excepția cazului în care semnatarul este de acord cu prevederile care nu au nimic de-a face cu certificările cerute.
Atunci când utilizați un înlocuitor W-9, IRS vă cere să furnizați instructorului Form W-9 semnatarului numai dacă solicită acest lucru. Există o avertizare: în cazul în care IRS notifică semnatarului că sunt supuși reținerii de rezervă, trebuie să îi spuneți semnatarului să elimine limba în certificarea referitoare la subreport. Vă este permis să transmiteți aceste informații fie în scris, fie oral. Deoarece instrucțiunile IRS includ termenul "definit mai jos", puteți înlocui termenul "definit în instrucțiuni" pentru elementul 3 al certificării pe formularul W-9 dacă nu sunt furnizate instrucțiuni decât prin cerere.
În așteptarea certificatului TIN
În ceea ce privește plățile pentru dividende și dobânzi și plățile pentru instrumentele ușor tranzacționabile, semnatarul vă va furniza un W-9 semnat și completat și scrie "solicitat" în partea 1 pentru certificatul "așteptare-TIN". De la data primirii acestui W-9, semnatarul are 60 zile pentru a vă oferi un TIN. După ce a trecut timpul și nu ați primit TIN, trebuie să începeți reținerea de rezervă pentru plăți. Alte condiții se aplică, inclusiv reținerii de plăți în timpul perioadei de grație 60, în cazul în care persoana retrage mai mult de $ 500 la un moment dat, deși există o excepție dacă persoana rezervă aceeași sumă ca rata din anul curent pentru reținerea la fiecare rambursabilă pentru cont. Există două opțiuni suplimentare. Puteți utiliza reținerea din timpul perioadei 60, cu excepția unei perioade interimare de șapte zile, dacă faceți acest lucru cu privire la plățile raportabile în cazul în care persoana va efectua retragerea contului după șapte zile lucrătoare de la primirea certificatului "așteptare TIN".
Ar trebui să considerați plățile raportabile ca toate retragerile de numerar efectuate de la data primirii "certificatului de așteptare-TIN" la data retragerii. De asemenea, puteți efectua reținerea de rezervă a plăților raportabile făcute în cont, indiferent dacă sunt sau nu retrageri, începând cu cel mult șapte zile lucrătoare de la primirea certificatului "așteptat-TIN". Rețineți că perioada de timp 60 din copia de rezervă reținerea se aplică numai dividendelor, dobânzilor și plăților aferente instrumentelor ușor tranzacționabile. Toate celelalte plăți raportabile sunt supuse reținerii imediate a copiilor de rezervă, chiar dacă persoana are o cerere pentru un TIN în loc. În cazul în care persoana vă oferă un "certificat de așteptare-TIN", se returnează reținerea dividendelor care se raportează și se solicită dobândă, cu excepția cazului în care persoana a certificat, sub sancțiunea pedepsei, că nu este supusă unei astfel de rețineri. Nerespectarea reținerii de rezervă, atunci când este necesar, vă poate lăsa responsabilă pentru taxele neachitate.
