Păstrați înregistrările privind angajarea și informațiile medicale ale angajaților separate.
Urmărirea documentației care ar trebui inclusă în dosarul de personal al unui angajat față de dosarul său medical și determinarea persoanelor care ar trebui să aibă acces la aceste dosare reprezintă o problemă de conformitate a personalului departamentului de resurse umane. Departamentul resurse umane păstrează informații despre angajare pentru propriul său acces, precum și documentația pentru accesul angajaților și supraveghetorilor. Dar este imperios necesar ca personalul HR să fie informat despre tipurile de documentație care aparțin fișierului și care are acces la aceste fișiere.
Materiale de aplicație
Indiferent dacă este vorba de un exemplar electronic sau de hârtie, organizarea unui dosar de personal al angajatului începe cu materialele sale de înscriere. Unul dintre dosarele inițiale este dosarul ei de angajare, un document juridic pe care angajatul îl semnează prin faptul că își afirmă identitatea, informațiile de contact, istoria muncii, educația și, în multe cazuri, acordul privind statutul de angajat și veridicitatea declarațiilor pe care le face în timpul procesului de selecție. În plus, scrisoarea de intenție și CV-ul trebuie să facă parte din dosarul de personal, împreună cu copii ale recomandărilor. Personalul HR are responsabilitatea de a păstra confidențialitatea informațiilor despre angajați și, deși materialele de înscriere ale angajaților fac parte dintr-un dosar confidențial de personal, acestea nu pot solicita confidențialitatea strictă pe care o cer documentele medicale.
Acțiuni ale personalului
Angajatorii documentează acțiunile personalului, cum ar fi informații legate de salarii, salariile orare și orele de lucru, recompense, feedback de la supervizori și revizuiri disciplinare. Evaluările de performanță, transferurile, promovările și schimbările de locuri de muncă sunt, de asemenea, documentate în dosarul personalului angajatului, ca parte a istoricului său de angajare. Orice informație medicală despre angajat ar trebui să fie păstrată într-un dosar separat și să nu se amestece cu documentația privind acțiunile personalului sau performanța angajatului. În organizațiile cu fișiere electronice de personal, este adesea util să se permită supraveghetorului și managerului accesul la acțiuni de personal și să interzică accesul acestora la informațiile medicale.
Tabelele departamentale
Multe organizații mențin două versiuni ale fișierelor de acțiuni ale personalului - un dosar oficial de personal pe care departamentul de resurse umane îl întreține și un alt dosar, deseori denumit dosar departamental. Scopul unui dosar departamental este de două ori: permite accesul rapid al supraveghetorilor de departamente pentru a revizui documentele de angajare și, din cauza accesului facil, poate încuraja înregistrarea mai diligentă de către conducătorii departamentelor. În mod firesc, numai managerul departamentului sau supraveghetorul ar trebui să aibă acces la acest dosar, iar HR ar trebui să monitorizeze modul în care documentează acțiunile personalului pentru a se asigura că fișele oficiale și departamentele sunt identice și actualizate în mod constant. Dosarele departamentale nu trebuie să conțină informații medicale despre angajați.
Fișiere medicale
Informațiile medicale ale angajaților trebuie să fie păstrate în condiții de confidențialitate stricte și, dacă compania dvs. administrează un plan de sănătate în grup, este posibil să fiți supus reglementărilor ca entitate acoperită în temeiul Legii privind asigurarea sănătății și a Legii privind portabilitatea și răspunderea în materie de sănătate sau HIPAA. Dar dacă sunteți angajator auto-asigurat, există mandate federale cărora trebuie să le respectați, cum ar fi numirea unui responsabil de confidențialitate care să păstreze informațiile medicale ale angajaților și informarea angajaților cu privire la dreptul lor la confidențialitate în ceea ce privește informațiile medicale. Exemple de informații medicale includ certificarea medicului în conformitate cu Legea familiale și concediu medical, note medicilor că angajații ar putea fi obligați să depună atunci când iau concediu medical, sau înregistrări privind un deficiențe ale unui angajat care necesită cazare în conformitate cu Actul american cu handicap.
Excludere
Documentele referitoare la anchetele la locul de muncă, cum ar fi reclamațiile angajaților, declarațiile martorilor, comunicarea dintre angajator și consilierul său juridic și planurile strategice privind soluționarea litigiilor la locul de muncă nu trebuie incluse niciodată în dosarul personalului angajatului. Angajații locurilor de muncă și ai locurilor de muncă, cum ar fi cei care lucrează cu firma Kirkpatrick & Lockhart, Preston Gates Ellis, din Los Angeles, oferă angajatorilor instruirea cu privire la importanța menținerii materialelor de pe dosarele de studiu separate de dosarele de personal. Accesul trebuie să fie limitat la specialistul în relații cu angajații sau la managerul de resurse umane.
