Crearea unui manual al angajaților este o treabă mare, dar nu trebuie să te conecteze la birou.
Poate că vă dezvoltați afacerea dvs. mică și aveți nevoie de un manual pentru angajați pentru prima dată. Sau poate că ați tras paiele scurte și ați fost nominalizați pentru a redobândi manualul depășit al companiei dvs. Oricum, munca trebuie să fie cât mai cuprinzătoare posibil și să contureze politicile companiei privind participarea, beneficiile, utilizarea calculatorului, procedurile de siguranță, legile muncii, violența la locul de muncă și hărțuirea sexuală, printre altele. Potențialele ramificații legale și domeniul de aplicare al proiectului pot face ca sarcina să pară copleșitoare, dar există mai multe lucruri pe care le puteți face pentru a face acest lucru mai ușor.
Revizuiți politicile curente
Revedeți toate politicile și procedurile actuale înainte de a redacta un manual al angajaților. Modificați toate politicile existente care nu funcționează bine și adăugați altele noi, dacă este necesar, pentru a vă asigura că toate informațiile relevante sunt incluse în noul manual. Procesul de revizuire a politicii totale poate fi consumator de timp și un pic obositor, dar o revizuire aprofundată a politicilor înainte de a crea manualul întârzie necesitatea actualizării documentului mai târziu. De asemenea, vă poate ajuta să vă protejați în mod legal, deoarece crearea unui document formal care să prezinte politici și proceduri poate crea obligații pentru dvs. și angajații dvs.
Alegeți o metodă de distribuire
În timp ce elaborați noul manual al angajaților, gândiți-vă cât de bine să le distribuiți angajaților. Imprimantele tipărite funcționează bine, dar pot fi dificil de creat în interior, în funcție de dimensiunea proiectului. Versiunile electronice ale manualului sunt ușor de actualizat și distribuite, dar poate fi mai dificil să se asigure că toți angajații au primit un document electronic. Unele state mandatează că copiile pe hârtie din manual trebuie să fie puse la dispoziția oricărui angajat care o solicită. Scopul este acela de a face informația cât mai ușor accesibilă angajaților, atât pentru ai oferi o referință, cât și pentru a împiedica să pretindă că nu cunoștea o politică clar formulată.
Verificați cu Legal
Manualul angajaților poate crea un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între companie și angajat. Acest lucru poate fi benefic pentru companie dacă, de exemplu, manualul afirmă în mod clar că firma era justificată în tragerea unui angajat lipsit de cronică. Dar limbajul manualului poate funcționa și împotriva companiei. O listă declarată de proceduri disciplinare care trebuie urmată înaintea încetării unui angajat ar putea fi folosită împotriva unei societăți care declanșează un angajat fără a epuiza mai întâi toate acțiunile disciplinare descrise în manual. O revizuire legală asigură faptul că documentul respectă toate legile federale și de stat și că nu creează probleme juridice neintenționate.
Actualizaţi
Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care angajatorii le fac este să uităm de manual după finalizarea proiectului inițial. Deși nu va trebui să modificați frecvent manualul angajaților, modificările aduse legislației muncii și schimbările de politică internă pot necesita actualizarea manualului. Când manualul original este complet, numiți pe cineva în birou care să fie responsabil pentru actualizarea manualului atunci când este necesar. De asemenea, această persoană ar trebui să fie responsabilă de revizuirea modificărilor de către consultantul juridic și de distribuirea manualului actualizat către angajați.
