Lăsați angajații să știe că vă monitorizați e-mailurile pentru a vă asigura că totul rămâne profesional.
Deși Internetul poate îmbunătăți productivitatea companiei dvs., poate fi, de asemenea, abuzat. Politicile de utilizare a internetului ajută la definirea unui comportament on-line acceptabil și la limitarea răspunderii societății atunci când se iau măsuri necorespunzătoare. De exemplu, un angajat care trimite e-mailuri neplăcute prin serverul de e-mail al companiei ar putea expune compania la răspundere. Politicile ar trebui să ofere angajaților o direcție clară privind modul în care se poate utiliza accesul la Internet al companiei.
utilizare acceptabilă
Politicile de utilizare acceptabile reprezintă coloana vertebrală a majorității standardelor tehnologice la locul de muncă. Acestea descriu ceea ce angajații pot și nu pot face pe Internet. De exemplu, angajații nu au acces la site-uri ilegale sau neadecvate, cum ar fi jocurile de noroc sau pornografia. Dacă angajații vizitează astfel de site-uri, compania poate deveni răspunzătoare în toate procesele care rezultă, deși angajații au semnat politici acceptabile de utilizare, ajută la reducerea acestei răspunderi. Astfel de politici ajută și angajații, cum ar fi protejarea lor de a fi nevoiți să vadă pornografia dacă un alt membru al personalului se uită constant la pornografie și încearcă să-l arate altor angajați. Aceste politici ar trebui, de asemenea, să descrie în mod clar numărul de angajați ai timpului personal care pot fi cheltuiți utilizând Internetul companiei și ce site-uri sunt acceptabile, cum ar fi site-urile de e-mail personale sau de rețele sociale. Timpul variază în funcție de companie. O companie de marketing de creatie ar putea permite angajatilor sa navigheze pe Net in mod aleatoriu in cautarea ideilor, in timp ce o companie de securitate a informatiei ar putea sa nu permita folosirea internetului personal. Monitorizarea periodică a utilizării internetului de către angajați ajută la asigurarea respectării politicilor.
E-mailurile deschid ușa abuzului dacă nu aveți politici stricte. Spre deosebire de conversațiile față-în-față sau de telefon, există un nivel de separare atunci când trimiteți un e-mail cuiva. Comoditatea e-mail-ului o face necesară la locul de muncă, însă politica de utilizare a Internetului ar trebui să abordeze modalitatea adecvată de a utiliza e-mail-ul. Angajații ar trebui să folosească conturile de e-mail de lucru strict pentru comunicarea de lucru, nu pentru comunicarea personală. Politica ar trebui să precizeze elemente inacceptabile în e-mail-uri, cum ar fi comentariile sexuale sau profanitatea, precum și comentarii negative despre companie sau colegii. E-mail-urile sunt de multe ori copiate și stocate de ani de zile, lăsând un traseu dacă este raportat un comportament inadecvat. Lăsați angajații să știe că e-mailurile lor pot fi monitorizate. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că angajații nu pot face compania să arate rău clienților externi și poate limita hărțuirea internă.
Download-uri
Descărcarea fișierelor de pe Internet sau de la e-mailuri necesită un set strict de reguli. Dacă un angajat descarcă accidental un virus, poate infecta întregul sistem al companiei. Politicile de utilizare a internetului ar trebui să fie foarte clare cu privire la ce fișiere sunt acceptabile pentru a fi descărcate, de la ce site-uri și la procedura corespunzătoare. De exemplu, salvarea pe desktop, în loc să deschideți un fișier direct dintr-un e-mail, îl puteți rula prin software anti-virus în timpul descărcării.
Consecințele
Angajații trebuie să știe ce se poate întâmpla dacă nu respectă politicile de utilizare a internetului. Un program de mustrare standard, cum ar fi o avertizare verbală pentru o primă infracțiune de bază urmată de un avertisment scris despre a doua infracțiune și de ardere pentru a treia, oferă angajaților așteptări clare cu privire la consecințe. Multe companii includ sancțiuni mai severe pentru ceea ce consideră infracțiuni majore, cum ar fi hărțuirea sexuală a e-mailurilor trimise de la un computer la locul de muncă. Pentru aceste infracțiuni, angajatul ar putea fi concediat la prima infracțiune. Fiecare angajat trebuie să semneze politica pentru a dovedi că înțelege utilizarea acceptabilă a internetului companiei. Abuzul pe Internet poate face ca mediul de lucru să fie incomod pentru angajații care trebuie să se ocupe de alții care sufocă munca pentru a-și petrece timpul personal online sau care vizitează site-uri necorespunzătoare în mod deschis altora. Implementarea politicilor de utilizare stabilește aceleași așteptări pentru toți angajații, pentru a le face mai productivi și mai confortabili la locul de muncă.
