Utilizarea corectă a scrisorilor și a memoriei este esențială pentru comunicările la locul de muncă.
Când vine vorba despre schimbul de informații la locul de muncă, uneori o conversație obișnuită pur și simplu nu va face. Unele informații sunt cele mai bune transmise în scris. Formele de documente scrise la locul de muncă includ scrisori, memorii, rapoarte și e-mail. Cheia constă în găsirea celei mai bune forme pentru mesajul pe care intenționați să îl livrați. Scrisorile și notele sunt două dintre cele mai comune tipuri de documente create și distribuite la locul de muncă. Fiecare este distinctiv și servește scopuri diferite. Înțelegerea diferenței vă va ajuta să vă distingeți ca un comunicator de succes.
Literatură literare
Scrisorile sunt mai formale în natură față de alte comunicări de afaceri. O scrisoare este o normă pentru schimbul de informații cu persoane din afara companiei dvs. Puteți răspunde la întrebările clienților, permiteți altora să știe despre serviciile dvs. sau să ofere locuri de muncă candidaților cu o scrisoare. În unele cazuri, literele sunt potrivite pentru comunicările interne. O scrisoare oficială este cea mai bună atunci când trebuie să documentați sau să comunicați problemele legate de resursele umane. De exemplu, veți scrie o scrisoare pentru a lăsa un angajat să știe despre o majorare a salariului sau o acțiune disciplinară.
Memorii memorabile
Memorandele, denumite în mod obișnuit ca note, sunt destinate comunicărilor interne. Aceste documente sunt mai puțin formale, dar sunt utilizate pentru a raporta și a furniza o varietate de informații. Puteți emite memorii în întreaga companie sau la anumite echipe sau grupuri. Puteți comunica o actualizare a unei politici sau proceduri, o schimbare în programele de lucru sau puteți da instrucțiuni cu privire la completarea unei sarcini cu o notă. O notă este o alegere bună pentru a explica o schimbare a politicii privind utilizarea telefoanelor mobile personale la locul de muncă.
Fit și Formă
Există diferențe de bază în formatul literelor versus notele. Scrisorile sunt în mare parte scrise într-un format bloc și includ următoarele secțiuni: numele și adresa expeditorului, data, adresa destinatarului, salutul, corpul, închiderea și semnătura. O literă poate include și un subiect sau o linie de referință în funcție de scopul mesajului și de receptor. Pe de altă parte, un memoriu nu are nevoie de adrese sau de saluturi oficiale. Un format de memo include și de la linii, data, subiectul și mesajul.
Alegerea
Îmbunătățiți-vă publicul și scopul mesajului înainte de a scrie. Apoi alegeți tipul de document care este cel mai potrivit pentru comunicarea dvs. Alegeți un format de scrisoare atunci când trebuie să vă implicați în grupuri de comunitate sau când trebuie să urmați o întâlnire cu o recapitulare formală. De exemplu, trimiteți o scrisoare personalizată persoanelor care sunt afectate de concedieri după ce au avut loc comunicări verbale. Utilizați o notă pentru a oferi colaboratorilor și managerilor o actualizare a muncii dvs. sau o modalitate de a furniza rapoarte periodice privind progresele înregistrate.
Reguli de scriere
Când scrieți scrisori, rețineți că ceea ce scrieți și trimiteți este o reflecție directă asupra companiei dvs. Asigurați-vă că verificați și verificați dublu acuratețea informațiilor, gramatica și punctuația. De asemenea, ar trebui să evitați scrierea jargonului intern, abrevieri și acronime în scrisorile dvs. Exteriorul nu va cunoaște sau nu înțelege acești termeni. Cu mențiuni, termenii tehnici și acronimele sunt în regulă, atâta timp cât publicul vizat este familiarizat cu semnificațiile. Dacă scrieți scrisori sau memorii, asigurați-vă că mesajul prezentat este clar, concis și potrivit pentru locul de muncă.
