Având un sistem electronic de înmatriculare poate preveni frustrarea inutilă.
Între e-mailuri, fotografii și documente, cantitatea de mijloace electronice utilizate astăzi face posibilă salvați și accesați aproape totul electronic. De asemenea, înseamnă că mulți indivizi țin mai multe documente și fișiere decât ar fi avut vreodată. Pentru a facilita accesul la informațiile de care aveți nevoie rapid și ușor, este important ca toți să aibă un sistem electronic de depozitare care să funcționeze pentru nevoile lor.
Despre
Un sistem electronic de evidență este o metodă de organizare a fișierelor și a documentelor pe un cont de computer, de rețea sau de e-mail, care facilitează accesarea și recuperarea informațiilor. Computerele sunt configurate cu ușurință pentru un sistem electronic de arhivare, cu o serie de foldere pentru documente, fotografii, videoclipuri și alte suporturi media care pot fi personalizate în funcție de nevoile precise ale utilizatorului. Utilizatorii pot crea câte foldere și subdosare necesare pentru a crea mai multe niveluri de organizare.
Importanța
Unul dintre principalele dezavantaje ale lipsei unui sistem eficient de depozitare electronică este o pierdere a productivității. De la fișierele duplicate la documentele învechite la fișierele numite în mod necorespunzător, care par să dispară fără urmă, lipsa unui sistem electronic de arhivare poate provoca dezastre în lumea afacerilor. A avea un sistem la domiciliu este de asemenea important, mai ales dacă luați o mulțime de fotografii digitale sau salvați documente electronice de asigurare sau fiscale importante.
Cum se creează un sistem de arhivare
Cel mai important pas în crearea unui sistem electronic de arhivare este luând timpul pentru a planifica un sistem care să răspundă nevoilor unui individ sau unei afaceri. În timpul procesului, identificați tipurile de fișiere care trebuie organizate și cum le veți accesa probabil. Nu există un mod corect sau greșit de a crea un sistem de depozitare, dar ar trebui să fie logic și consecvent.
Naming Files
O piesă importantă de a crea un sistem eficient de arhivare electronică utilizează nume de fișiere utile. Pentru articolele căutate în mod numeric, cum ar fi comenzi de achiziție sau cecuri, veți dori să includeți numere relevante în numele fișierului. De asemenea, documente cum ar fi publicații, buletine de știri sau scrisori personale ar trebui să fie stocate într-o structură de depozitare alfabetică, în care numele de subiect asociate sunt în numele fișierului.
Atenție
sau rețeaua în care sunt stocate funcționează corect. În cazul unui accident de computer sau al unei întreruperi a alimentării, este esențial ca datele să fie stocate fie pe un hard disk extern, fie pe un disc sau pe un server virtual. Odată ce un sistem de backup este în loc, creați un program pentru menținerea datelor. În companiile mari, aceasta poate fi la fel de frecventă la fiecare câteva ore.
