Trimiteți rapid facturile pentru a genera un flux de numerar constant.
Dacă lucrați într-o capacitate de facturare sau de facturare, obținerea unor anunțuri profesionale detaliate de plată în mâinile clienților dvs. este o sarcină importantă. Lăsarea de informații cheie atunci când scrii facturi poate duce la întârzierea, întârzierea sau neplata. Acest lucru poate fi costisitor, consumator de timp și frustrant, atât pentru dvs., cât și pentru compania dvs.
Creați un formular standardizat
Creați un șablon de facturare, fie creând unul de la zero, fie utilizând unul din numeroasele facturi gratuite, descărcabile disponibile online. Formularul trebuie să includă numele firmei, adresa și numărul de contact, de preferință cu antetul sau sigla. De asemenea, includeți un spațiu pentru a completa numele și informațiile de contact ale clientului, numărul facturii și numărul comenzii de achiziție, data vânzării sau serviciului și data de facturare. Includeți numele agentului de vânzări sau al reprezentantului contului, dacă este cazul, și indicați produsul, serviciul, cantitatea, taxa pe articol, taxa, transportul și totalul remisiv. Includeți o dată de plată, de obicei, 30 de zile de la data facturii.
Imprimare de calitate buna
Undeva pe factură, de obicei în partea de jos și în format mic, includeți termenii companiei de plată și descrieți acțiunile care rezultă din întârzierea efectuării plăților. De exemplu, indicați forme acceptabile de plată, cum ar fi numerar, cec, card de credit, PayPal, cec de numerar sau ordin de plată. Descrieți dacă plățile parțiale sunt acceptabile sau dacă suma datorată integral este o plată unică. Dacă percepeți o taxă de întârziere pentru conturile care au trecut, trebuie să scrieți și acești termeni. De exemplu, "o taxă de 10 la sută din soldul contului va fi evaluată pentru fiecare 30 de zile în care contul a expirat. “
Facturi ulterioare
Dacă un client nu plătește o factură la timp, scrieți o notificare de facturare ulterioară. Revizuiți extrasul original de facturare, marcați-l cu o ștampilă care indică faptul că factura este oa doua notificare și include taxe de întârziere, dacă este cazul. Puteți opta să includeți o scrisoare de afaceri scrisă profesională cu factura de urmărire pentru a reitera termenii de plată și pentru a indica ce se va întâmpla dacă clientul nu plătește a doua factură, cum ar fi suspendarea contului sau privilegiile de cumpărare. Furnizați un nume și un număr de contact pentru care clientul poate apela cu întrebări sau preocupări.
Notificări privind colecțiile
Dacă un cont devine grav delincvent și încercările de a contacta direct clientul nu au reușit, trimiteți o notă de colecție. Includeți copii ale facturilor și corespondenței trimise până la data respectivă și, dacă este cazul, o copie a contractului clientului sau orice documentare semnată de client. Descrieți următorul pas în cazul în care anunțul de colectare nu este respectat, cum ar fi întoarcerea cazului către o agenție de colectare corporativă, raportarea contului delincvent la birourile de credit sau trimiterea problemei avocatului dvs. corporativ.
