Coordonatorul de birouri competent și plăcut scutește mediul de birou și ține toată lumea împreună.
Coordonatorul de birouri conectează toate funcțiile administrative ale biroului și le efectuează rapid, permițând biroului funcționează ca o mașină bine lubrifiată. Ea servește drept conduită între personal, superiori și clienți. Datoriile ei variază. S-ar putea să creeze o foaie de calcul complexă un minut și să schimbe tonerul următor. Un coordonator de birou organizat, orientat către obiective este esențial pentru orice organizație. Fără unul, afluxul de documente și de apeluri telefonice va duce la haos și, în cele din urmă, la o afacere subevaluată.
Gestiunea documentelor
Controlul documentelor este una dintre responsabilitățile majore ale coordonatorului de birou. Ea este responsabilă pentru scrierea unei copii fără erori din surse orale și scrise. Acest exemplar include corespondența, minutele și contractele. De asemenea, deține un sistem organizat de înregistrare și răspunde de cercetarea și colectarea datelor suplimentare necesare pentru completarea rapoartelor. Instruirea rapidă și precisă este esențială pentru acest loc de muncă, deoarece gestionează toate funcțiile administrative, inclusiv rapoartele de activitate ale personalului și cardurile de timp.
Comunicare
Coordonatorul de birou utilizează în mod regulat un e-mail de mare trafic. Mesajele pe care le trimite trebuie să fie articulate, concise și exacte. De asemenea, ea va răspunde și va efectua numeroase telefoane. O atitudine placuta si personala este necesara. Și trebuie să fie consecventă. Ea va fi mai mult decât probabil prima persoană cu care clientul și / sau clientul interacționează. Ea nu are loc pentru zile libere cu comportamentul ei. Un coordonator de birou nepoliticos poate afecta orice afacere potențială pe care o companie o poate primi, deoarece oamenii de afaceri competenți știu că o atitudine proastă este egală cu o afacere proastă.
Contabilitate
Coordonatorul de birou se ocupă de tranzacțiile financiare. Ea ar putea fi responsabilă pentru urmărirea conturilor de plătit și de încasat. Aceasta necesită o adaptare financiară, deci trebuie să aibă abilități de bază în contabilitate. În plus, ea achiziționează consumabile și poate fi responsabilă pentru urmărirea valorii inventarului actual de aprovizionare. În cazul în care compania utilizează numerar mic, ea poate fi responsabilă pentru reconcilierea conturilor de verificare și urmărirea chitanțelor de la achizițiile de numerar mici.
Algoritmul calculatorului
Este bine stabilit faptul că coordonatorul de birou trebuie să aibă cunoștințe informatice. Trebuie să aibă cunoștințe de specialitate cu procesare de text, programe de e-mail, instrumente de prezentare și foi de calcul. Și întrucât companiile înregistrează progrese tehnologice, ea trebuie să avanseze și ea. De exemplu, un coordonator de birou care înțelege bine un program de evidență contabilă trebuie să înțeleagă acum detaliile complicate ale conectării datelor locale cu datele corporative. E-mailurile de bază pot fi acum utilizate în scopuri de votare și trebuie să acorde o atenție deosebită detaliilor în planificarea evenimentelor și întâlnirilor companiei. De asemenea, unele companii au înlocuit notele cu tablete atunci când desfășoară întâlniri. Coordonatorul de birou - mai ales cel cu atribuții de secretariat - trebuie să știe cum să rămână conectat.
Alte atribuții
Coordonatorul biroului trebuie să fie un jucător de echipă umil. În funcție de afacere, ar putea fi responsabilă pentru gestionarea personalului de birou, precum și pentru scoaterea gunoiului. Ea ar putea fi linia de salvare pentru un manager de stres, care tocmai a experimentat un blocaj de hârtie. Când se rupe mașina faxului, se va aștepta să se întâmple miracole. Dacă biroul este prea rece, trebuie să o încălzească. În cazul în care Internetul coboară, ar fi mai bine să o aibă acolo ieri. Sarcinile coordonatorului de birouri ar putea părea mici, însă pentru personalul care se bazează pe ea, trebuie să treacă. Pe scurt, ea trebuie să fie capabilă să facă multitasking în timp ce poartă un zâmbet constant.
